Insourcing oder Outsourcing in der Gebäudereinigung – ein Vergleich

Die Frage, ob Reinigungsleistungen intern erbracht (Insourcing) oder an einen externen Dienstleister vergeben (Outsourcing) werden sollen, wird in vielen Unternehmen extensiv diskutiert. Gleich zu Beginn gilt: Es gibt kein generelles «besser» oder «schlechter». Die richtige Lösung hängt massgeblich davon ab, wie ein KMU strukturiert ist und welche Ressourcen sowie welches Know-how es hat.

Es ist morgens um 07.30 Uhr. Die ersten Mitarbeitenden sind im Büro unterwegs. Doch der Boden im Eingangsbereich klebt. Auf dem Gang stehen noch zwei volle Abfallsäcke. Gleich drei Abteilungen fühlen sich nicht zuständig – und die Reinigungsfirma erscheint erst morgen Abend wieder zur fixen Zeit. Spätestens jetzt ist klar: Die Organisation der Gebäude- und Büroreinigung ist keine operative Arbeit, sondern eine strategische Entscheidung. Sie hat Folgen direkt auf Kosten, Qualität und Verantwortlichkeiten.

Jérôme Gaberell, Verwaltungsratspräsident von BFS, sagt: «Viele Organisationen konzentrieren sich auf ihr Kerngeschäft und lagern unterstützende Prozesse wie die Reinigung an spezialisierte Dienstleister aus. Entscheidend ist, ob diese Strategie zur eigenen Unternehmensrealität passt.»

Ein zentrales Element ist die Personalsituation im Facility Management. Der Arbeitsmarkt ist angespannt, gut qualifizierte Mitarbeitende sind schwer zu finden, und die Fluktuationsrate ist vielerorts hoch. Wer sich für das Insourcing entscheidet, übernimmt daher nicht nur operative Aufgaben, sondern auch:

Gebäudereinigung ist eine Kernkompetenz von BFS Gebäude Service

Ein Praxisbeispiel zur Reinigungsorganisation

Manfred Suter, Geschäftsführer der Suter ImmoPartner AG & mittlerweile Verwaltungsrat von BFS Gebäude Service, hatte bis vor vier Jahren zwei eigene Hauswarte für die Büroreinigung und Hauswartung seines Unternehmens angestellt. Die Problemstellung war, dass der eine ein halbes Jahr vor der Pensionierung stand und der andere eine Weiterbildung absolvierte.

«Ich habe mir schon länger viele Gedanken über die zukünftige Ausrichtung gemacht. Denn insbesondere das direkte Führen des Reinigungspersonals hat sich gar schwieriger als das Management der Finanzen gestaltet», erwähnt Manfred Suter. Nachdem er den Kontakt zu unserer Reinigungsfirma hergestellt hatte, fand er die Lösung: «BFS stellte gleich beide Hauswarte an, wobei dem jüngeren Hauswart sogar Karrieremöglichkeiten angeboten wurden. Diese menschlich tolle Lösung hat mich im Entscheid für das Outsourcing bekräftigt», sagt Manfred Suter. Generell verzeichnet sein Unternehmen seither eine grosse administrative Entlastung punkto Personalführung, Abrechnen und Management.

Manfred Suter ist primär Geschäftsführer von Suter ImmoPartner AG und zudem Verwaltungsrat von BFS Gebäude Service

B) Qualität: Der Hebel liegt im Kunden-Lieferanten-Verhältnis

Wie man sieht: Gerade KMU verfügen oft nicht über das notwendige Know-how, um ein strukturiertes Reinigungskonzept eigenständig und kontinuierlich weiterzuentwickeln. In solchen Fällen kann das Outsourcing einen erheblichen Qualitätshebel darstellen. Ein professioneller Reinigungsdienstleister liefert in der Regel:

Entscheidend ist jedoch nicht allein die Auslagerung, sondern die professionelle Steuerung des Dienstleistungsverhältnisses. Ein klar definiertes Reinigungskonzept, transparente Leistungsbeschreibungen und regelmässige Qualitätskontrollen bilden die Grundlage – unabhängig vom gewählten Modell.

Die Kostenfrage wird häufig als Hauptargument ins Feld geführt. Doch eine isolierte Betrachtung der Lohnkosten greift zu kurz. Beim Insourcing sind zu berücksichtigen:

- Oft höhere Lohnstrukturen
- Geringere Effizienz bei Führung und Intervallplanung
- Aufwand für Rekrutierung, Schulung und Personaladministration
- Kritische Abhängigkeit von einer SchlüsselpersonEs geht nicht primär um die Genderdebatte, sondern um die Frage, welches Modell (ob Insourcing oder Outsourcing) das bessere ist: Bild von Envato

D) Gibt es genug Ressourcen und Kompetenzen?

Am Ende steht eine zentrale Frage: Verfügt das Unternehmen intern über ausreichend Ressourcen und Know-how, um die Reinigung selbst verantwortungsvoll zu steuern? Jérôme Gaberell weiss: «Wer Insourcing wählt, entscheidet sich bewusst für eine operative Personalführung. Das bedeutet Verantwortung für Mitarbeitende, ein Mehraufwand aufgrund der potenziell hohen Fluktuation, Schulungsbedarf und Qualitätsmanagement. Wer Outsourcing bevorzugt, reduziert die operative Personalverantwortung, übernimmt jedoch eine Managementrolle im Vertrags- und Qualitätscontrolling.»

Unser Fazit von A) bis D):

• Jedes Unternehmen sollte sich ehrlich fragen: Möchten wir selbst Personal führen oder einen professionellen Dienstleister steuern?

• Es kann nicht pauschal gesagt werden, dass Insourcing günstiger oder teurer ist – die Kosten hängen stark vom Reinigungskonzept und dem definierten Qualitätsniveau ab. 
  

• Die Schlüsselperson im Unternehmen ist mitentscheidend; entweder als Leiter einer internen Abteilung oder als Manager des Dienstleistungsvertrags. 

• Die hohe Fluktuation im Personalbereich ist ein strukturelles Risiko, das berücksichtigt werden muss. 

Die richtige Entscheidung ist somit keine philosophische, sondern eine strategische. Wer seine eigenen Ressourcen, Kompetenzen und Qualitätsziele realistisch einschätzt, findet das Modell, das langfristig am meisten Mehrwert schafft.

Wenn Sie Fragen zum richtigen Modell haben, nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf: wir sind jederzeit & gerne für Sie bereit.